Dialog z otoczeniem: Jak nawiązać rozmowę z otoczeniem?

Często są to Państwa (bezpośredni) sąsiedzi: mieszkańcy okolicy lub przedsiębiorstwa. Mogą to być jednak również grupy interesów. W gruncie rzeczy chodzi o wszystkich, na których Państwa plan ma wpływ. Państwa plany mogą mieć konsekwencje dla ich widoku, ich własnej działalności gospodarczej lub, na przykład, dla środowiska czy przyrody. Może się również zdarzyć, że powstanie na przykład uciążliwość hałasowa. Dlatego ważne jest, aby nawiązać dialog z otoczeniem.

Przykłady z otoczenia

• Właściciele i użytkownicy (tacy jak najemcy lub dzierżawcy) wszystkich działek graniczących z Państwa działką.
• Wszyscy właściciele i użytkownicy obiektów, którzy mają wgląd w Państwa plan.
• Wszyscy właściciele i użytkownicy nieruchomości, na których odczuwalne są skutki Państwa planu.
• W stosownych przypadkach i w miarę dostępności informacji: komitety lokalne, grupy interesów, stowarzyszenia mieszkańców, stowarzyszenia przyrodnicze, stowarzyszenia przedsiębiorców itp.

Kiedy nawiążę dialog z moim otoczeniem?

Właściwie to normalne, żeby zawsze poinformować sąsiadów o swoich planach, nawet jeśli nie potrzebujesz na to zgody. Po wejściu w życie nowej ustawy konsultacje środowiskowe są obowiązkowe w przypadku wszystkich rozbudowanych pozwoleń środowiskowych (wniosków, które nie są zgodne z planem zagospodarowania przestrzennego) oraz zalecane w przypadku pozostałych wniosków. 

Nastronie internetowej „Ruimtelijkeplannen”znajdą Państwo wyjaśnienie, gdzie można zapoznać się z przepisami planu zagospodarowania przestrzennego.

To Państwo ponoszą odpowiedzialność za rozmowy z otoczeniem. Jeśli potrzebują Państwo porady, zawsze mogą Państwo zwrócić się do urzędu gminy. W zaproszeniu proszę jasno i wyczerpująco wyjaśnić, jakie są Państwa pomysły i czego oczekują Państwo od otoczenia. Należy również jasno określić, w jaki sposób chcą Państwo przeprowadzić rozmowę – na przykład w formie rozmowy indywidualnej, grupowej lub online. Proszę również wskazać, jaką rolę mają pełnić zaproszeni: czy mogą oni wnosić swoje pomysły, współpracować, współdecydować, czy też chcą Państwo jedynie przekazać im informacje? Należy zadbać o to, aby każdy miał wystarczającą możliwość wyrażenia swojej opinii. Należy zachować dwutygodniowy odstęp między wysłaniem zaproszenia a rozmową.

Sposoby zapraszania

• Telefonicznie
• Na piśmie – listem lub e-mailem

Sposób, w jaki nawiążesz dialog z otoczeniem, zależy od wpływu, jaki plan wywiera na otoczenie, oraz od liczby osób, których dotyczy. Czasami wystarczy forma pisemna, ale zazwyczaj preferuje się rozmowę osobistą. Zaletą rozmowy grupowej jest to, że różne strony mogą poznać reakcje i interesy pozostałych uczestników. Inną opcją są rozmowy indywidualne. Podczas rozmów należy poruszyć następujące kwestie:

• Opis Państwa planu z uwzględnieniem (wskazówka: proszę pokazać rysunek „przed i po”):
  • Wpływ na przestrzeń (konsekwencje związane z wysokością, kształtem, dostępnością, parkingami i terenami zielonymi)
  • Ewentualne utrudnienia i kwestie bezpieczeństwa podczas realizacji Państwa planu
• Możliwość ustosunkowania się do Państwa pomysłów. Można to zrobić w trakcie spotkania lub po jego zakończeniu. Prosimy o wskazanie, w jakim terminie oczekują Państwo odpowiedzi.
• Państwa reakcja na opinie uczestników. Informują Państwo, co zamierzają Państwo zrobić – a czego nie – w związku z opiniami otoczenia i dlaczego. Można to zrobić podczas rozmowy lub w ramach kolejnej rozmowy.
• Jaki będzie Twój następny krok?

Sposoby nawiązania rozmowy

• Na piśmie
• Rozmowa indywidualna
• Spotkanie informacyjne
• Konsultacje online

Należy sporządzić sprawozdanie z konsultacji środowiskowych. Jest to obowiązkowe. Odpowiadają Państwo za to osobiście. Sprawozdanie musi zawierać co najmniej następujące informacje:

• Państwa odpowiedzi na pytania zadane przez otoczenie.
• Krótki opis Państwa planu wraz z załącznikami (np. rysunki, pisemne uwagi itp.).
• Co zmieni się w wyniku realizacji Państwa planu w porównaniu z obecną sytuacją.
• Kto został zaproszony do dialogu społecznego i jakie są ich interesy? Można to opisać w sposób ogólny, na przykład: sąsiedzi w promieniu ... metrów.
• Kiedy i gdzie odbyła się rozmowa oraz w jakiej formie.
• Kto był obecny, a kto się wycofał. Ze względu na ochronę danych osobowych prosimy o umieszczenie tych informacji w osobnym załączniku.
• W stosownych przypadkach: dlaczego ludzie nie wzięli udziału w dialogu społecznym.
• Podsumowanie opinii otoczenia. Przez opinie należy rozumieć: życzenia, pytania, pomysły i zastrzeżenia.

Raport wraz z załącznikami należy przesłać wszystkim osobom, które wzięły udział w dialogu społecznym (były obecne i/lub zgłosiły uwagi). Należy go również przesłać osobom, które nie mogły w nim uczestniczyć, ale poprosiły o informowanie ich na bieżąco. W sprawozdaniu należy jasno wskazać, czy plan cieszy się poparciem. Należy również przedstawić treść zgłoszonych uwag oraz sposób, w jaki zostały one uwzględnione. Być może plan został odpowiednio dostosowany, ale może się również zdarzyć, że proponowane zmiany są (z technicznego punktu widzenia) niewykonalne lub wiążą się z nieproporcjonalnie wysokimi kosztami.

Poinformuj zainteresowane strony, w jakim terminie mogą zgłosić uwagi do Twojego sprawozdania (dwa tygodnie to rozsądny termin) oraz w jaki sposób mogą to zrobić. Ewentualne uwagi do sprawozdania należy dołączyć jako załącznik lub uwzględnić w treści sprawozdania.

Ostateczną wersję raportu wraz z załącznikami należy dołączyć do wniosku o wydanie pozwolenia środowiskowego. Jeśli w trakcie postępowania nastąpią istotne zmiany w Państwa przedsięwzięciu, mają Państwo obowiązek poinformować o tym otoczenie.

Kiedy dialog jest udany?

Przy podejmowaniu decyzji dotyczących pozwoleń gmina sprawdza, czy dialog środowiskowy został przeprowadzony prawidłowo. Poniżej znajduje się lista kontrolna:

1. Czy uczestnicy dialogu społecznego dobrze odzwierciedlali społeczność, której dotyczy Państwa plan?
2. Czy dla wszystkich zainteresowanych jest jasne, na co mają wpływ, a na co nie, i dlaczego?
3. W jaki sposób osoby mniej asertywne lub skromniejsze mogły wyrazić swoją opinię?
4. Czy każdy mógł swobodnie wyrazić swoją opinię?
5. Czy wysłuchiwano poglądów innych osób?
6. W jaki sposób uwzględnili Państwo życzenia i pomysły uczestników i dlaczego?
7. Jak radził Pan sobie z odmiennymi poglądami i obawami?
8. Jak dokonał Pan wyboru spośród wszystkich tych różnych interesów?
9. Czy poinformował(a) Pan(i) wszystkie zainteresowane osoby w odpowiednim czasie i w jasny sposób o spotkaniu (spotkaniach)? Czy przekazał(a) Pan(i) wyniki w odpowiednim czasie i w jasny sposób?
10. Jak wszyscy oceniają wynik i przebieg wydarzeń?

Jak gmina ocenia mój plan?

Gmina podejmuje decyzję w sprawie Państwa wniosku dotyczącego planu (wniosku o pozwolenie środowiskowe). Przy tym uwzględniamy zarówno wytyczne i przepisy, jak i interesy innych osób oraz interes publiczny. Składając wniosek o pozwolenie środowiskowe, mają Państwo obowiązek poinformować, czy odbył się dialog środowiskowy.

Po złożeniu wniosku (w ramach konsultacji środowiskowych) gmina sprawdza:

• Czy przeprowadzono konsultacje społeczne?
• W jaki sposób i z kim prowadzili Państwo dialog społeczny.
• Czy wyniki dialogu społecznego są jasne.
• Co zrobili Państwo z wynikami (ewentualne zmiany w planie).
• I oczywiście też to, czy Państwa plan jest zgodny z przepisami prawa i regulacjami.

Ocena dialogu ze społecznością lokalną stanowi część decyzji w sprawie wniosku. Jeśli dialog nie został przeprowadzony lub interesy społeczności lokalnej nie zostały w wystarczającym stopniu uwzględnione, może to skutkować decyzją o nieudzielaniu zgody na realizację planu.

Możliwości wynikające z przepisów prawa

Włączenie osób z otoczenia, którego dotyczy plan, w proces planowania na wczesnym etapie może przyczynić się do powstania lepszych planów, większego poparcia i sprawniejszego przebiegu procedur. Oczywiście nadal obowiązują ustawowe możliwości wniesienia sprzeciwu i odwołania. Osoby z otoczenia, którego dotyczy plan, zachowują możliwość wniesienia odwołania od decyzji gminy dotyczącej tego planu.

Jeśli nie wszystko jest jeszcze jasne w kwestii realizacji dialogu środowiskowego, prosimyo kontakt z gminą Moerdijklub wysłanie wiadomości e-mail naadres info@moerdijk.nl. 

• Plany zagospodarowania przestrzennego i przepisy
• Przykładowe listy dotyczące dialogu społecznego
• Przykładowe zaproszenie na spotkanie informacyjne
• Lista obecności na spotkaniu informacyjnym
• Jak rozpocząć rozmowę?
• Przykładowy raport

Czy chcieliby Państwo otrzymać określone dokumenty w formacie Word, aby łatwiej je edytować? W takim razie prosimy o wysłanie wiadomości e-mail naadres info@moerdijk.nlz dopiskiem „omgevingsloket”.